Oekraïne

Inschrijving van personen uit Oekraïne in de Basisregistratie Personen

Veel mensen die uit Oekraïne zijn gevlucht voor het oorlogsgeweld, melden zich nu en de komende tijd bij gemeenten. Dit bericht gaat over de inschrijving van deze mensen in de BRP en hoe gemeenten daarmee om kunnen gaan.

Inschrijving als ingezetene

Personen met de Oekraïense nationaliteit kunnen worden ingeschreven in de Basisregistratie Personen (BRP) op aangifte van verblijf en adres bij de gemeente waar zij (tijdelijk) verblijven. De gemeente hoeft geen verblijfsrechtelijke toets te doen. Zij hebben rechtmatig verblijf op grond van de vrije verblijfstermijn van 180 dagen.

De gemeente hoeft niet te onderzoeken of te inventariseren welke verblijfsrechtelijke status precies op deze Oekraïense burgers van toepassing is. Deze Oekraïners hebben in ieder geval rechtmatig verblijf in Nederland.

Gemeenten kunnen gelet op de situatie ervan uitgaan, dat de Oekraïners meer dan twee derde van het komende half jaar in Nederland zullen verblijven. De gemeente vraagt bij de aangifte verder alle voor handen zijnde documenten, waaraan gegevens kunnen worden ontleend.

Identiteit en nationaliteit

Als een Oekraïner zich meldt bij een gemeente en zegt uit Oekraïne te komen en hij of zij een (tijdelijk) verblijfsadres heeft in de gemeente, kan deze persoon in de BRP worden ingeschreven als ingezetene. Voorwaarde voor inschrijving is dat de gemeente de identiteit moet kunnen vaststellen aan de hand van een paspoort of ander identiteitsbewijs. Daarnaast moet de gemeente kunnen vaststellen dat het een persoon is met de Oekraïense nationaliteit.

Minderjarige kinderen

Voor minderjarigen die in gezinsverband zijn meegekomen en die geen identiteitsbewijs hebben, kunnen de ouders (bij gebrek aan overige documenten) een verklaring onder eed of belofte afleggen, waarmee de gemeente de identiteit van de kinderen vaststelt. Vervolgens schrijft de gemeente ook deze kinderen in. Dit is een uitzondering op de standaardregel dat hiervoor een identiteitsbewijs nodig is. Deze uitzondering is alleen toepasbaar voor deze doelgroep in de huidige omstandigheden.

Identiteit niet vast te stellen of geen Oekraïense nationaliteit

Personen van wie de gemeente niet de identiteit kan vaststellen of van wie de gemeente niet kan constateren dat zij de Oekraïense nationaliteit hebben, worden niet ingeschreven. Over de te volgen procedure, zowel voor wat betreft het verblijfsrecht als de inschrijving in de BRP, volgt zo spoedig mogelijk informatie. Deze personen kunnen nog geen aangifte doen van verblijf en adres.

Derdelanders

Op donderdag 17 maart is besloten om vanaf vandaag naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de gedocumenteerde derdelanders direct in te schrijven in de BRP. Dit is aan de Tweede Kamer meegedeeld. Meer informatie is te lezen op de pagina Aanpak van de opvang van vluchtelingen uit Oekraïne | Tweede Kamer der Staten-Generaal.

Dit betekent dat gemeenten vanaf nu naast de gedocumenteerde Oekraïners ook de derdelanders mogen gaan inschrijven. Het is belangrijk voor gemeenten om deze doelgroep te kunnen onderscheiden. Het gaat om personen die:

een andere nationaliteit bezitten dan de Oekraïense;
hun identiteit en nationaliteit kunnen aantonen;
kunnen aantonen dat zij op 23 februari 2022 in het bezit waren van een geldige (tijdelijke of permanente) Oekraïense verblijfsvergunning.

Beoordeling rechtmatig verblijf in Oekraïne
De gemeente beoordeelt de verblijfsvergunning. Daarvoor zijn in DISCS voorbeelden van Oekraïense verblijfsvergunningen opgenomen.

Als beoordeling niet leidt tot duidelijkheid
Als de identiteit, nationaliteit of rechtmatig verblijf niet kan worden vastgesteld dan kan er geen inschrijving plaatvinden in de BRP en kan de vreemdeling geen aangifte doen van verblijf en adres. Ook niet als hij behoort tot een gezin waarin gezinsleden de Oekraïense nationaliteit hebben. Met gezin wordt hier bedoeld: de personen die in familierechtelijke betrekking staan tot elkaar: ouders, eigen kinderen, echtgenoten.

De vreemdeling moet dan verwezen worden naar een aanvullend herkomst- en identificatieproces in een daarvoor nog nader in te richten BRP-straat. Daar wordt onderzocht wat de identiteit is van de vreemdeling, wat zijn nationaliteit is en of hij verblijfsrecht had Oekraïne. Als dit positief uitpakt voor de vreemdeling, wordt hij direct ingeschreven door die BRP-straat. Als er meer bekend is over de exacte invulling van deze werkwijze, wordt hierover bericht.

Informeren IND na registratie in verband met toekenning verblijfstitelcode
Nadat een Oekraïens staatsburger is ingeschreven in de BRP ontvangt de IND hiervan een vulbericht, waarmee onder meer de BVV wordt gevuld. De IND stuurt vervolgens de verblijfstitel door middel van het berichtenverkeer naar de bijhoudingsgemeente. Voor deze doelgroep is daarvoor de code 30 beschikbaar. Deze code wordt voorlopig gehanteerd en zorgt ervoor dat er geen nadelige gevolgen - door de verblijfstitelcode veroorzaakt - zijn voor de Oekraïner of voor degene die hem in huis heeft genomen.

Voor de inschrijving in de BRP van een gedocumenteerde derdelander is een kleine, extra handeling door gemeente nodig, omdat deze groep personen bij de IND moeilijk herkend wordt. Zonder deze extra handeling is het waarschijnlijk dat voor deze personen verblijfstitelcode 98 wordt gestuurd naar de bijhoudingsgemeente. Deze code kan problemen veroorzaken voor de derdelander of voor degene die hem in huis heeft genomen. Dit is ongewenst en om dit te voorkomen is dus een kleine, extra handeling door gemeente nodig.
De gemeente schrijft de derdelanders in en vermeldt in categorie 08 Verblijfplaatsgegevens in de rubriek 08.14.10 de landcode van Oekraïne (6038) en in de categorie 04 Nationaliteit in de rubriek 04.82.30 de code OEK, gevolgd door een spatie en gevolgd door de beschrijving van het document waaraan de nationaliteit is ontleend. De code OEK is dus extra en geeft voor de IND aan dat voor deze persoon de verblijfstitelcode 30 kan worden geleverd.

Wat kan de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade doen?
Als iemand zegt de Oekraïense nationaliteit te hebben, maar niet of onvoldoende gedocumenteerd is en de gemeente kan de identiteit of nationaliteit niet vaststellen, dan kan je deze persoon verwijzen naar de Oekraïense ambassade. De consulaire afdeling kan de persoon verifiëren en een certificaat afgeven waarop een foto van de persoon is bevestigd en waarin de identiteit en nationaliteit wordt bevestigd. Een voorbeeld van dit document is in DISCS te vinden.

Oekraïners kunnen dit document aanvragen tijdens het inloopspreekuur van de consulaire afdeling van de Oekraïense ambassade op werkdagen van 09:00-13:00 op Zeestraat 78, 2518 AD Den Haag. Op basis van dit certificaat kan de gemeente de identiteit en Oekraïense nationaliteit vaststellen en kan alsnog de inschrijving in de BRP plaatsvinden.

Identiteitsdocumenten

De gemeente maakt geen onderscheid tussen Oekraïners met een biometrisch paspoort of met een paspoort zonder biometrie. Een binnenlandse identiteitskaart vermeldt ook de Oekraïense nationaliteit en kan dus ook gebruikt worden voor de vaststelling van de identiteit en de nationaliteit. Het bureau Documenten van de IND heeft toegezegd zo spoedig mogelijk informatie over Oekraïense documenten op te nemen in DISCS.

Inreisdatum niet van belang voor inschrijving

De gemeente hoeft niet te controleren wanneer de Oekraïner de grens van Oekraïne is overgestoken. Deze datum heeft geen invloed op de mogelijkheid om te worden ingeschreven als ingezetene in de BRP. Alle Oekraïners die melden uit Oekraïne te zijn gevlucht, kunnen in beginsel worden ingeschreven in de BRP als ingezetene.

Verblijfstitelcode

De inschrijving in de BRP zorgt ervoor dat de IND automatisch wordt geïnformeerd. De IND zal vervolgens de verblijfsrechtelijke kant verwerken en geeft daarna de verblijfstitel door aan de BRP volgens de gebruikelijke weg. Mogelijk gebeurt dit niet direct, maar op een later moment.

RNI

Inschrijving als niet-ingezetene in de Registratie Niet-ingezetenen (RNI) is ongewenst, vanwege de verwachte verblijfsduur van meer dan 4 maanden. RNI-loketten moeten betrokkenen daarom verwijzen naar de gemeente waar zij verblijven voor inschrijving als ingezetene.

Registratie zo volledig mogelijk in de BRP

Wij adviseren gemeenten dringend om ontheemden uit Oekraïne zo volledig mogelijk in de BRP in te schrijven met gebruikmaking van de aanwezige brondocumenten, eventueel aangevuld met een verklaring onder ede of belofte.

Een aantal gegevens over ouders, kinderen en partners kunnen op een later moment geregistreerd worden.

Hieronder volgt een overzicht van de gegevens die direct geregistreerd moeten worden en welke gegevens eventueel later toegevoegd kunnen worden.

Gegevens die direct bij inschrijving moeten worden geregistreerd

Het is van groot belang dat bij het inschrijven van gezinnen (met één of beide ouders verblijvend op één adres) de relaties tussen ouders en kinderen over en weer direct worden vastgelegd. Daarvoor moeten gegevens over ouders en kinderen op de persoonslijsten van gezinsleden worden opgenomen. Als deze gegevens niet of niet volledig worden geregistreerd, kunnen er problemen ontstaan bij uitvoeringsinstanties, bijvoorbeeld bij het toekennen van toeslagen.

Hetzelfde geldt voor gegevens over een actueel huwelijk.

Gegevens m.b.t. relaties die op een later moment kunnen worden geregistreerd

Een vluchtelingen die hier alleen, dus zonder gerelateerden komt, kan worden ingeschreven met voorlopig alleen zijn of haar eigen gegevens. Als op een later moment gerelateerden van de vluchteling ook worden ingeschreven, moeten de gegevens over deze gerelateerden (vaak gezinsleden) zo snel mogelijk worden aangevuld.

De gegevens over een ontbonden huwelijk of geregistreerd partnerschap (historisch huwelijk/geregistreerd partnerschap) moeten wel geregistreerd worden, maar zijn minder relevant voor de uitvoering en kunnen daarom ook later worden aangevuld.

Documentatie

Op het platform van de NVVB zijn documenten in omloop voor ondersteuning bij de inschrijving van Oekraïners. Het betreft een inlichtingen formulier en verklaring onder ede. Deze formulieren zijn nu officieel vertaalt:

Tot slot

De veelgestelde vragen zijn hier gepubliceerd op de website van RvIG.

Nvvb Nvvb