Advies NVVB beveiligd papier
In lijn met de inzet van gemeenten bij het tegengaan van (identiteits)fraude adviseert de NVVB met betrekking tot het afgeven van uittreksels en afschriften het volgende:
- Gebruik beveiligd papier
- Legalisatie handtekening ook op beveiligd papier
- Zet geen natte handtekening onder brieven
- Houd de registratie van bevoegde ambtenaren bij in DICS
Wij constateren dat veel gemeenten nog steeds uittreksels op blanco papier printen. Helaas blijkt dat zowel de gegevens op de documenten als de namen/handtekeningen van ambtenaren gebruikt worden voor “frauduleuze” doeleinden wanneer deze opgenomen zijn op blanco, niet beveiligd papier. Daarnaast accepteert een groot aantal buitenlandse autoriteiten geen internationale uittreksels op blanco papier. Het komt voor dat de burger wordt teruggestuurd om documenten te laten legaliseren als blanco papier is gebruikt, ondanks dat dit geen formeel vereiste is.
Om vervalsing te voorkomen, adviseren wij daarom te printen op beveiligd papier: hierin is een kopieerbeveiliging opgenomen die vervalsing moeilijker maakt.
Met betrekking tot de natte handtekening onder brieven is ook geconstateerd dat deze voor andere doeleinden worden gebruikt. In veel gevallen is het niet meer nodig om een natte handtekening te gebruiken. Toegevoegd is daarom het VNG advies met betrekking tot de digitale handtekening. Let wel de natte handtekening is nog wel nodig op uittreksels en afschriften van akten. Dit geldt ook voor de garantstelling. Hierbij wordt geadviseerd alleen de laatste pagina op beveiligd papier af te drukken.
Gemeenten hebben een belangrijke rol in het voorkomen van fraude. Het standaard gebruik van beveiligd papier en het gebruik van een digitale handtekening kan fraude en onnodige legalisatie helpen voorkomen.
Tot slot adviseren wij ook regelmatig de registratie van de handtekeningen in Discs te controleren op juistheid en actualiteit.