Bericht van RvIG: Werkwijze C10 retourdocumenten procedure
Maandelijks controleert RvIG alle reisdocumenten die gemeenten terugsturen. Deze C10 retourdocumenten procedure is belangrijk om de kwaliteit van onze reisdocumenten te monitoren.
Uit deze controles komen een aantal bevindingen.
Ten eerste blijkt dat de meeste redenen om reisdocumenten terug te sturen, voorkomen kunnen worden. Het gaat dan om:
- Een foutieve aanvraag. In plaats van een paspoort wordt per ongeluk een identiteitskaart aangevraagd of andersom.
- Bij de aanvraag van een vluchtelingenpaspoort wordt het verblijfsdocumentnummer verkeerd ingevuld.
- Een document wordt tweemaal ontvangen. Een verzonden aanvraag wordt altijd verwerkt. Als de uitgevende instantie na het verzenden een fout herstelt en het bestand nogmaals verzendt, worden twee reisdocumenten gemaakt.
Wanneer een foutieve of dubbele aanvraag gedaan wordt door de gemeente, betaalt de gemeente de rijksleges voor dat aangevraagde document. Gemeenten kunnen dus kosten besparen door de aanvraag in één keer goed in te voeren.
C10 procedure
Ten tweede blijkt dat de C10 procedure (nog) niet altijd goed wordt uitgevoerd. Dat kost gemeenten en/of RvIG extra werk. Uit onze controles blijkt dat;
- in 2020 131 gemeenten geen C10 formulieren stuurden. Dat betekent dat zij geen redenen hadden om deze formulieren te sturen, of dat ze niet bekend zijn met de procedure.
- in 2021 tot nu toe 93 C10 formulieren met documenten naar RvIG gestuurd zijn. Dit is niet volgens de procedure: de formulieren en de documenten moeten alleen naar IDEMIA in Haarlem gestuurd worden.
- er relatief veel documenten retour gestuurd worden die niet zijn opgehaald binnen drie maanden of waarvan de aanvrager overleden is. Gemeenten kunnen deze documenten direct op de voorgeschreven wijze vernietigen. Terugsturen is niet nodig
We vragen gemeenten om kennis te nemen van de C10 procedure. Op onze website wordt uitgelegd wanneer een C10 formulier met document verstuurd moet worden.
Zie ook: B- en C-formulieren op de website