Bericht van KING: Update voorbereiding gezamenlijke aanbesteding Burgerzakenmodules
Graag informeren wij u hierbij over de stand van zaken en alle activiteiten in het kader van de voorbereiding op de gezamenlijke aanbesteding Burgerzakenmodules.
Bij de brief over de verlenging van de reactietermijn d.d. 16 maart 2012 hebben wij tevens aangekondigd kort na 13 april een tussenstand te geven die u desgewenst nog mee kunt nemen in uw besluitvorming.
Deelnemende gemeenten en samenwerkingsverbanden
Op 13 april hadden zich 34 gemeenten definitief aangemeld (totaal 117 reacties). Binnen deze groep gemeenten zijn er drie samenwerkingsverbanden en zijn drie 100.000+ gemeenten vertegenwoordigd. Van veel gemeenten is bekend dat de besluitvorming de komende weken wordt afgerond. Wij roepen de gemeenten die nog niet hebben gereageerd op dit zo snel mogelijk te doen.
De G4 hebben laten weten niet deel te zullen nemen aan de gezamenlijke aanbesteding. De redenen die de G4 hiervoor geven, zijn hoofdzakelijk gelegen in de specifieke situatie voor de G4. Namelijk een grote complexiteit van ICT-infrastructuur, applicatielandschap en organisatie, alsmede de wens nog directer te kunnen sturen op de relatie opdrachtgever-leverancier. Verder geven de G4 aan dat het gekozen tijdpad van de gezamenlijke aanbesteding niet aansluit bij de planning van de G4. De G4 hebben tevens laten weten positief te staan tegenover de gezamenlijke aanbesteding en blijven hun kennis en expertise inzetten in o.a. de expertgroep verwerving.
Kosten door samenwerkingsverbanden voordeliger
Op grond van het aantal definitieve aanmeldingen (34) kunnen wij nog geen adequate nadere berekeningen maken voor de kosten per gemeente, aangezien de kosten zijn berekend op grond van het minimumaantal deelnemers van 100 gemeenten. Wel is nu al zichtbaar dat door deelname van samenwerkingsverbanden de kosten over de gehele linie met ca. 6% af kunnen nemen. Voor inzicht in de kosten verwijzen wij u naar de bijlagen van de ledenbrieven van 9 februari en 16 maart.
Uitwerking aanbesteding verloopt volgens planning
Er wordt momenteel hard gewerkt aan de nadere uitwerking van de aanbesteding en bijbehorende documentatie. De expertgroep verwerving van 10 gemeenten en het projectteam bij KING werken hierin nauw samen.
Er is een aanbestedingsstrategie ontwikkeld waarin de uitgangspunten voor de vorm van de aanbesteding, de scope, keuzevrijheid voor gemeenten en natuurlijk de planning zijn opgenomen.
De aanbesteding krijgt de vorm van een niet-openbare procedure. Dit betekent dat in een eerste fase leveranciers in kunnen schrijven en een eerste leveranciersselectie wordt gemaakt. In de tweede fase wordt aan deze groep leveranciers vervolgens gevraagd een aanbod te formuleren voor de ontwikkeling van de Burgerzakenmodules én de bijbehorende dienstverlening. Tot deze dienstverlening wordt gerekend: realisatie van (binnengemeentelijke) koppelingen, implementatie, opleiding en beheer. Deze zaken behoren daarmee tot de scope van de aanbesteding. In de aanbesteding zal een flexibel aanbod worden gevraagd voor diverse typen technische oplossingen om optimaal keuzevrijheid te bieden aan gemeenten. Zo houden wij er in de aanbesteding rekening mee dat gemeenten kunnen kiezen voor:
1. Applicatieontwikkeling (open source);
2. Standaardapplicaties op basis van licentieovereenkomsten, waaronder ook configuraties van zaaksystemen;
3. Applicatie inclusief infrastructuur voor ‘hosting’ van de applicaties (software as a service – SaaS).
De planning van de aanbesteding is erop gericht dat zo spoedig mogelijk na 4 mei (sluitingsdatum aanmeldingstermijn) de eerste selectiefase kan starten. In oktober kunnen dan de raamovereenkomsten met leveranciers worden gesloten. De eerste gemeenten, waaronder de koplopers, kunnen dan hun lokale uitvraag (minicompetitie) in januari afronden. Op grond van deze planning is voorzien dat implementatie medio 2013 voor de koplopers haalbaar is.
Aanmelden vóór 4 mei
Tot slot vragen wij uw aandacht voor tijdige aanmelding. Op 4 mei sluit de aanmeldingstermijn voor deelname aan de gezamenlijke aanbesteding. Vragen over de aanbesteding kunt u stellen aan VNG en KING. De antwoorden op veelgestelde vragen kunt u vinden op www.operatiebrp.nl