Bericht van NVVB Adviesbureau en RvIG: Afronding pilot verbeteren gezagsregistratie
Het project Controleprocessen (samenwerking tussen MinJenV, RvIG, NVVB, de Rechtspraak), in het kader van het overkoepelende project Verbetering Gezagsinformatie, heeft als doel om een periodieke vergelijking te implementeren tussen het CGR en de BRP. De gevonden verschillen worden aangeboden aan gemeenten en het corrigeren ervan leidt vervolgens tot directe kwaliteitsverbetering van gezagsinformatie in de BRP.
Om deze landelijke vergelijking goed voor te bereiden is een pilot uitgevoerd om inzicht te krijgen in de aantallen en oorzaak van de verschillen tussen de registraties (CGR en BRP) en hoe deze op te lossen. Aan de oproep in september in de NVVB-nieuwsbrief hebben 7 gemeenten gehoor gegeven, namelijk: Amersfoort, Apeldoorn, Goeree-Overflakkee, Groningen, Hellendoorn, Helmond en Súdwest Fryslân. De pilot heeft plaatsgevonden in de periode november 2022 t/m februari 2023 onder leiding van RvIG.
In november 2022 zijn vanuit het CGR alle gezagsaantekeningen aangeleverd over minderjarigen in alle gemeenten. Gezagsaantekeningen die niet in de BRP worden geregistreerd zijn er uit gefilterd (bijvoorbeeld OTS). Door RvIG is een selectie gemaakt van de gezagsaantekeningen over minderjarigen in de 7 pilot gemeenten. Van deze aantekeningen uit het CGR kon voor 26.101 een verwachte waarde in de BRP worden afgeleid. Hiervan zijn 944 verschillen gevonden waarbij de gevonden waarde niet overeenkomt met de verwachte waarde. Dit komt neer op 3,6% verschil.
De gevonden verschillen zijn aangeboden aan gemeenten om te onderzoeken. Voor vrijwel alle verschillen hebben de gemeenten een uittreksel opgevraagd bij het CGR om de meest actuele uitspraak in te zien. Van de gevonden verschillen zijn gemiddeld 77% gecorrigeerd door de gemeente, 22% niet gecorrigeerd en 1% is nog in onderzoek.
De correctie percentages variëren tussen 50 – 100%, zie grafiek. Met name voor Gezamenlijk gezag, Aantekening gezamenlijk gezag, Voogdij en Adoptie wordt 91% tot 73% van de verschillen gecorrigeerd.
De belangrijkste redenen voor het ontstaan van het verschil zijn:
- uittreksel niet ontvangen (650x)
- ouder is overleden (78x)
- uittreksel niet (goed) verwerkt (69x)
Niet alle verschillen worden gecorrigeerd, belangrijke redenen hiervoor zijn:
- Ouder is overleden (dit wordt niet aangepast in het CGR)
- Gezag is nu van rechtswege ontstaan
Conclusies
Door het presenteren van de verschillen aan gemeenten zijn in de pilot 723 gezagsaantekeningen in de BRP gecorrigeerd. Hiermee is de kwaliteit van de registratie van gezag in de BRP direct verbeterd.
De pilot gemeenten hebben met enthousiasme deelgenomen aan de pilot. Gezagsregistratie is een actueel onderwerp waar veel gemeentemedewerkers graag verbetering in zien. Dit levert daaraan een bijdrage.
Ook rechtbanken geven aan de controle nuttig te vinden en geven aan dat de impact op de werklast voor het aanleveren van (nieuwe) uittreksels over het gezag beperkt is. De aanvraag van uittreksels via beveiligd mailen verloopt goed voor beide partijen. De uittreksels worden gemiddeld binnen 2-5 werkdagen door de gemeente ontvangen van de betreffende rechtbank.
Aanbevelingen voor de korte termijn
Er moeten duidelijke afspraken worden gemaakt over welke kennisgevingen (geen beschikkingen) wanneer moeten worden gestuurd door de rechtbanken. Daarbij is het van belang dat de rechtbanken dit volgens éénzelfde werkwijze uitvoeren. In de kennisgeving moet duidelijk worden vermeld wat het gevolg is van een uitspraak op het gezag van de minderjarige.
Er moeten duidelijke afspraken komen over hoe gezag wordt ontleend door gemeenten aan de hand van categorie/code combinaties uit het gezagsregister en informatie uit de BRP.
De structurele vergelijking tussen het CGR en de BRP heeft nut en kan worden ingericht voor alle categorie/code combinaties van gezag waarbij de verwachte waarde in de BRP bekend is. De vergelijking zal worden uitgevoerd door RvIG en worden gepubliceerd aan gemeenten via de Kwaliteitsmonitor. Gemeenten moeten vooraf goed worden geïnformeerd en geïnstrueerd over het oplossen van verschillen.
Het is noodzakelijk om periodiek de afname in verschillen per categorie te monitoren. Hiermee kan de looptijd en frequentie van de vergelijking worden beoordeeld. Gezien er persoonsgegevens worden gebruikt moet het nut en belang van de vergelijking op termijn worden heroverwogen.
Er moeten een werkwijze worden afgestemd tussen rechtbanken en gemeenten waarmee de instroom van verzoeken om uittreksels op de rechtbanklocaties kan worden beheerst.
Wensen voor de lange termijn
Een wens van gemeenten is om in alle gevallen het gezag in categorie 11 vast te leggen: na uitspraak van een rechter of van rechtswege. Momenteel moet de gezagsituatie worden afgeleid uit categorie 11 én andere gegevens in de BRP, namelijk de combinatie van persoonslijsten van beide ouders en het kind. Inmiddels zijn de VNG en NVVB ook van mening dat een combinatie van het automatisch afleiden van het gezag via een gezagsmodule in combinatie met registratie in de BRP een oplossing zou kunnen zijn voor medewerkers om het gezag snel te kunnen bepalen.
Een wens van gemeenten is om direct inzage te krijgen in het CGR. Hiermee kan de stap van uittreksels aanvragen worden overgeslagen en kunnen verschillen sneller worden gecorrigeerd.
Digitale (automatische) uitwisseling van gegevens uit het CGR naar de BRP is gewenst. Bij het vastleggen van een gerechtelijke uitspraak in het CGR zou een automatische digitale kennisgeving naar de woongemeente van de minderjarige kunnen worden verstuurd.
Registratie van de gegevens van de voogd of voogdijinstelling is gewenst. Momenteel wordt een ‘D’ vermeld in de BRP, maar niet wie deze derde is. Het voorstel is om in de BRP bij een voogd het BSN te vermelden of bij een instelling het OIN (Organisatie-identificatienummer).
Tes Bregman RviG, Xander Seijs Adviesbureau NVVB