Bericht van RvIG: Basisregistratie Personen (BRP) en het Gezagsregister
De Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) heeft recentelijk een belangrijke bestandsvergelijking uitgevoerd tussen de Basisregistratie Personen (BRP) en het Gezagsregister van de Rechtspraak (Centraal Gezagsregister/CGR). Dit is de eerste keer dat een dergelijke vergelijking heeft plaatsgevonden en heeft geleid tot diverse bevindingen die via de Kwaliteitsmonitor (KWM) met gemeenten zijn gedeeld.
Aandachtspunt: Gezagsstatus bij aanvraag reisdocumenten minderjarigen
Eén specifieke bevinding verdient de aandacht: de correcte status van gezag bij de aanvraag van paspoorten en identiteitskaarten voor minderjarige kinderen tot 12 jaar bleek niet altijd zichtbaar. Medewerkers van gemeenten baseren de aanvraag van reisdocumenten op de informatie die op dat moment in de BRP staat. Dit heeft er in sommige gevallen toe geleid dat een aanvraag is behandeld met toestemming van slechts één gezaghouder, terwijl toestemming van beide gezaghouders wettelijk vereist is. Hoewel de gemeente hiervoor niet aansprakelijk kan worden gesteld, is het belangrijk te begrijpen wat de gevolgen hiervan zijn.
Gevolgen van onjuiste gegevens en de gekozen oplossing
Volgens de Paspoortwet (artikel 47 lid 1 sub h) vervalt een reisdocument van rechtswege als er sprake is van een onjuist gegeven bij de aanvraag. Dit betekent dat het reisdocument ongeldig wordt, de registraties moeten worden bijgewerkt en gezaghouders hiervan direct moeten worden geïnformeerd.
In overleg met het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) heeft RvIG echter gekozen voor een afwijkende benadering. Dit is gedaan om de uitvoerbaarheid te waarborgen en om overlast of paniek bij burgers, zeker in deze zomerperiode, te voorkomen.
De gekozen oplossing houdt in dat als na de vergelijking tussen het CGR en de BRP blijkt dat er niet door beide gezaghouders toestemming is verleend, het ontbreken van die toestemming als een administratief gegeven wordt beschouwd dat alsnog in het dossier kan worden aangevuld. Het reisdocument blijft dus geldig, mits de ontbrekende toestemming alsnog wordt verkregen en geregistreerd.
Wat wordt er van uw gemeente verwacht?
Uw gemeente is verantwoordelijk voor een correcte bijhouding van de gegevens. Wij adviseren de volgende stappen zorgvuldig te doorlopen, waarbij de burger niet de dupe mag worden van de registraties:
- Controleer de Kwaliteitsmonitor (KWM): Ga na of er voor uw gemeente afwijkingen zijn tussen het CGR en de BRP. Er kunnen diverse redenen zijn waarom een uittreksel van de rechtbank (met uitspraak over gezag) niet is ontvangen en/of verwerkt in de BRP.
- Controleer bezit reisdocument: Controleer of het kind op dit moment in het bezit is van het reisdocument. Als het kind geen reisdocument heeft, volstaat het oplossen van het verschil tussen het CGR en de BRP.
- Controleer het dossier van het reisdocument:
- Als het reisdocument bij een andere instantie is afgegeven, neem dan contact met hen op.
- Bekijk hoeveel toestemmingen er in het reisdocumentendossier staan. Als er twee toestemmingen aanwezig zijn, is het dossier volledig en in orde.
- Ontbreekt er één toestemming van een gezaghouder? Zoek na beoordeling contact met de gezaghouders om de ontbrekende toestemming te verkrijgen en maak hiervan een aantekening in het dossier.
Wij danken u hartelijk voor uw medewerking. Voor vragen over ongeldige documenten of het informeren van ouders kunt u ons bereiken via info@rvig.nl