Digitalisering in Nederland en Europa: een zachte landing?
Een delegatie uit Nederland was afgelopen week aanwezig op het 19e EVS (European Association of Registrars) Congres in Stettin, Zachodniopomorskie in Polen. Eric Gubbels schreef een sfeerverslag.
Elf uur duurde het. Trein, trein en nog eens trein. En daarna in stijl naar Polen: met een volgeladen busje collega’s de laatste uren over de Autobahn. Wat waren wij dus blij toen wij na aankomst aanschoven in de reusachtige dinerzaal, en een enorme menukaart voor onze neus kregen. Vol verwachting sloegen we hem open. Oh..alleen in het midden stonden een paar kleine lettertjes: ‘Kotlet Schabovy’. Even later werd een bordje met een stukje vlees voor ons neergezet. De ober trok zich terug en liet zich niet meer zien. Gelukkig stond er wel een grote fles wodka op tafel. Al na een paar slokken zagen we ons bordje dubbel en voelden we ons stukken beter.
Toen begon het congres en bleek de wodka al snel weer nodig. “Zo zag onze burgerlijke stand er tot twee maanden geleden eigenlijk nog steeds uit.” Steve Heylen, hoofd van de Belgische delegatie bij de EVS, zet meteen stevig in. Hij laat een schilderij van Pieter Breughel de Oudere zien. De man is 450 jaar geleden overleden en heeft in 1566 het schilderij ‘De volkstelling te Bethlehem’ geschilderd. Op dat doek is een huisje met een rieten dak te zien, waarvoor zich een flinke menigte verzameld heeft. Achter een luikje noteert een heer met een ganzenveer persoonsgegevens.
“Dit jaar kan ik, voor het eerst in jaren, met opgeheven hoofd voor u staan. Ook België heeft nu een digitale burgerlijke stand.” De aanwezigen kijken hem ongelovig aan. “Gebruikte België echt nog altijd papieren akten?” Mijn Duitse buurvrouw stoot me aan. “Wat liepen ze daar achter, hè?!”
Met een schuldbewuste blik kijk ik terug. “Nou, ja, eigenlijk, hmmm”, stotter ik. Dan herpak ik mij. “Inderdaad. Wij hebben allang geen rieten dak meer op het gemeentehuis”. De dame moet lachen. “Sinds wanneer zijn de Nederlandse akten eigenlijk gedigitaliseerd?” Helaas moet ik net kuchen en kan ik haar vraag niet beantwoorden.
Ik kuch nog even verder tot haar Duitse collega het woord neemt over alle verschillende mogelijke vermeldingen die in Duitse digitale akte kunnen worden vermeld. Het is een ‘gründlich’ systeem, aan alles is gedacht. De Polen hebben al een aantal jaren een digitaal systeem, net als de Slowaken. De Esten lopen voorop met een volledig digitale overheid. En er is ook al een tweede generatie automatisering: de Zwitsers vertellen enthousiast dat ze na 15 jaar hun digitale aktensysteem volledig hebben herzien.
Gelukkig zijn we niet de enigen zonder digitale registers. Aan het einde van de tweede congresdag mogen de Roemenen melden hoever zij zijn. Zij hebben een werkgroep ingesteld die in de komende 36 maanden een nieuw digitaal systeem gaat ontwerpen. We wisselen een blik van verstandhouding uit met onze Roemeense collega’s. Gedeelde smart is halve smart.
Een Poolse professor sluit af. Overal in Europa wordt duidelijk aan digitalisering gewerkt. Wel doet elk land dat voor zichzelf. De Europese verordening openbare documenten, waarover Nederland heeft gesproken, gaat nu nog over papieren akten. Samen met de EU kunnen ambtenaren de verordening op een hoger plan tillen, zodat ook tussen landen documenten papierloos uitgewisseld kunnen worden. En daarna kunnen ze erover nadenken of ze ook de rechtsfeiten erkennen die erin vermeld staan.
Intussen hebben de Poolse gastheren grote hoeveelheden eten laten aanrukken en begint de feestavond van het congres. Een cadeautje van de Poolse zustervereniging, die dit jaar 25 jaar bestaat. Nadat de zaal de verplichte speeches heeft doorstaan kunnen de deelnemers samen ervaringen uitwisselen, roddelen en uithuilen. Al gauw wordt de eerste polonaise ingezet en zijn alle digitale bekommernissen vergeten.
De dag erna vertelt Rob van der Velde over de nieuwe Verordening openbare documenten: een papieren droomvlucht zonder zachte landing. Simon Rijsdijk benadrukt als voorzitter van de EVS het belang van digitalisering. Voor ambtenaren hoeft dat geen bedreiging te zijn, omdat we inmiddels weten dat aan de achterkant van de digitalisering goed opgeleide specialisten nodig zijn om creatieve oplossingen te vinden voor de bijzondere gevallen. Dat vereist scholing en ontwikkeling. Dat zijn woorden in Polen goed gehoord worden blijkt al snel. De Poolse televisie meldt zich voor een interview en Simon kan zijn boodschap nog een keer herhalen. De hele avond wordt er aandacht aan besteed. Ook dat hebben onze Poolse collega’s prima geregeld!
Poeh, het was wel even schrikken om te ervaren hoezeer Nederland achterblijft bij de digitalisering van de burgerlijke stand. Na terugkeer gaat de NVVB daarom snel weer in gesprek met het ministerie om te bespreken hoe we deze achterstand in kunnen lopen. Zacht hoeft het niet te verlopen, maar het is de hoogste tijd voor een landing!