GBA-uittreksels t.b.v. inschrijving op scholen
Naar aanleiding van de oproep in Burgerzaken en Recht nummer 2 met betrekking tot het opvragen van GBA-uittreksels t.b.v. het inschrijven van leerlingen in het voortgezet onderwijs, is het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelatie (BZK), cluster Regeldruk, overspoeld met reacties. Heel veel dank daarvoor!
De eerste tientallen berichten hebben nog een persoonlijke reactie ontvangen maar na een stuk of 100 was dat door BZK niet meer te doen, daarom dit bericht om iedereen op de hoogte te brengen van de stand van zaken tot nu toe.
Aanleiding:
In 2010 en 2011 hebben de NVVB en BZK gesprekken gevoerd met het ministerie van OCW en met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van datzelfde ministerie. Het doel van deze gesprekken was om te komen tot een oplossing voor het inschrijven van leerlingen in het voortgezet onderwijs zonder gebruik te maken van een GBA-uittreksel. Van belang in verband met het verminderen van onnodige regeldruk met name bij ouders van deze doelgroep, denk bijvoorbeeld aan reistijd en legeskosten. Onnodige regeldruk omdat er ook gebruik gemaakt kan worden van het uitschrijfbewijs van een vorige school of ‘een van overheidswege verstrekt document’ (de ID-kaart of paspoort, een geboortebewijs of een kopie van de persoonslijst verstrekt bij eerste inschrijving in de GBA).
DUO heeft vervolgens in haar nieuwsbrief aan scholen, diverse keren aandacht gevraagd voor de inschrijfprocedure en de documenten die daarbij gebruikt kunnen worden. De Tweede Kamer heeft vragen gesteld over deze regeldruk en wil op de hoogte gehouden worden en ondertussen blijven bij de NVVB berichten binnenkomen dat nog steeds veel scholen om GBA-uittreksels vragen.
Stand van zaken:
Inmiddels zijn er door gemeenten heel veel scholen genoemd die nog steeds om een GBA-uittreksel vragen en heeft BZK met tientallen scholen contact gehad en gevraagd naar de reden hiervoor. De antwoorden hierop zijn zeer divers. Hieronder enkele voorbeelden.
- ‘We hebben de berichtgeving hierover gemist en zullen onze inschrijfformulieren hier nu op aanpassen.’
-
‘De accountant van onze school vraagt erom.’
Nergens in de regelgeving is vermeld dat de accountant hier om moet vragen, een accountant krijgt opdracht van de school zelf en de school kan de account zelf attenderen op de bestaande richtlijnen. Inmiddels is afgesproken dat het ministerie van OCW deze problematiek bij de instellingsaccountants onder de aandacht zal brengen. Deze kunnen bij hun controles van de leerlingadministraties, scholen die nog het GBA uittreksel opvragen wijzen op de alternatieven. -
‘De leerlingen krijgen de uitschrijfbewijzen van hun vorige school pas in oktober en dat is voor ons te laat.’
Daar is wat voor te zeggen, gelukkig blijken er ook veel scholen te zijn die leerlingen al veel eerder een document geven waarmee ze zich kunnen inschrijven in het voortgezet onderwijs. -
‘Veel van onze leerlingen hebben geen ID-bewijs omdat ze nog geen veertien zijn dus vragen we standaard om een GBA-uittreksel’.
Als kinderen geen eigen ID-bewijs hebben dan hebben ze mogelijk een van de andere genoemde documenten die gebruikt kunnen worden. Dat niet iedereen in het bezit is van een ID-bewijs is geen reden om standaard om een GBA-uittreksel te vragen en zodoende veel ouders onnodig te belasten. -
‘Wij vragen er niet om maar de basisschool waar onze leerlingen vandaan komen, die adviseren het GBA-uittreksel mee te nemen naar de nieuwe school.’
De nieuwsbrief van het ministerie van OCW/DUO ook naar het primair onderwijs dus zouden ze op de hoogte kunnen zijn van de documenten die gebruikt kunnen worden. Als blijkt dat dit niet het geval is dan kunt u dit melden bij BZK of als gemeente een adviserende rol nemen richting de school.
Op verzoek van het ministerie van BZK is in de nieuwsbrief van het ministerie van OCW/DUO in de week van 18 maart jl., die naar alle scholen is gegaan, opnieuw aandacht aan de inschrijving besteed in de vorm van onderstaand bericht.
NB! Nieuw hierin is dat het uittreksel ook niet meer nodig is voor de subsidieregeling voor de eerste opvang van niet-Nederlandse leerlingen die op 1 april nog geen jaar in Nederland verblijven.
GBA-uittreksel is niet nodig bij inschrijving
Ouders zijn niet verplicht om bij de inschrijving van hun kind een uittreksel uit de GBA aan de school te overleggen. DUO kreeg het bericht dat toch nog regelmatig uittreksels uit de GBA gevraagd worden door scholen. Daarom vragen we opnieuw uw aandacht voor dit onderwerp.
Welke documenten zijn toegestaan?
Bij de inschrijving bij een school moeten de ouders/leerlingen aan de school geven: burgerservicenummer, geslachtsnaam, voorletters, geboortedatum en geslacht. Deze gegevens mogen ingeleverd worden met bijvoorbeeld het uitschrijvingsbewijs van de vorige school of een paspoort of identiteitsbewijs. Ook een geboortebewijs is toegestaan of een afschrift van de persoonslijst die bij geboorte door de gemeente verstrekt wordt. Let op: de zorgpas kan hiervoor niet gebruikt worden want dat is niet een door de overheid uitgegeven document.
Lastenverlichting burger en school?
Het is dus niet nodig dat ouders speciaal naar de gemeente gaan voor een uittreksel. Dit scheelt de gemeenten veel werk, maar vooral de ouders besparen hiermee reistijd, verlofuren, onnodige leges en reiskosten. Daarnaast bespoedigt het ook het inschrijvingsproces op uw school.
Ook voor de subsidieregeling voor de eerste opvang van niet-Nederlandse leerlingen die op 1 april nog geen jaar in Nederland verblijven is geen GBA-uittreksel meer nodig.
N.B. Voor de geboorteplaats op het diploma is een dergelijk uittreksel evenmin nodig, want de opgegeven geboorteplaats hoeft door de school niet geverifieerd te worden.
Het ministerie van BZK zal de scholen die nog steeds om een GBA-uittreksel vragen blijven attenderen op de mogelijkheid hiervoor andere documenten te gebruiken. Er zijn ook gemeenten die zelf contact zoeken met de scholen in hun regio en ze wijzen op de tekst die OCW/DUO beschikbaar heeft gesteld. Dat helpt ook enorm! Veel dank als jullie die moeite willen nemen.
We blijven goede hoop houden dat het zal lukken om alle scholen af te laten zien van het gebruik van GBA-uittreksels. Het is immers niet aan gemeenten om de verstrekking hiervan aan scholen tegen te houden (in incidentele gevallen blijft het nodig), het is aan scholen om er niet meer om te vragen!
Nogmaals veel dank voor jullie input en steun bij het verminderen van de bureaucratie bij de weerbarstige scholen.
Bron: Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, Directie Burgerschap en Informatiebeleid, cluster Regeldruk, Erna.BijldeVroe@minbzk.nl