Geen handtekening meer op akte van overlijden
Zoals eerder bekend is gemaakt, gaan per 1 juli 2015 enkele bepalingen in van de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand. Deze bepalingen maken het voor gemeenten mogelijk om de aangifte van overlijden digitaal te laten verlopen. De invoering van de digitale aangifte van overlijden is geen verplichting voor gemeenten. Het is dus mogelijk om de elektronische aangifte later in te voeren. De nieuwe regeling heeft wel een gevolg dat eerder bij ons nog onbekend was.
De akte van overlijden bevat vanaf 1 juli alleen nog maar de handtekening van de ambtenaar van de burgerlijke stand. De aangever hoeft de akte dus niet te tekenen. Het maakt daarbij niet uit of de aangifte digitaal of niet digitaal heeft plaatsgevonden.
Aangever hoeft niet meer te verschijnen
Omdat de handtekening van de aangever bij elke aangifte van overlijden niet meer nodig is, is het ook niet meer nodig dat altijd aan de balie de aangifte wordt gedaan. De ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS) moet evenwel vaststellen wie de aangever is, zodat hij deze in de akte kan vermelden.
Artikel 1:19h, lid 3 BW (vanaf 1 juli 2015) bepaalt dat de identiteit van de aangever wordt vastgesteld aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht, dan wel op bij algemene maatregel van bestuur te bepalen andere wijze. Op dit punt is het proces van de aangifte van overlijden identiek aan dat van de aangifte van geboorte.
Bekende uitvaartondernemers kunnen bijvoorbeeld via een ander kanaal dan de balie (bijvoorbeeld via fax) het overlijden doorgeven. De ABS constateert dat dit bericht afkomstig is van een gekend (eerder geïdentificeerd) persoon en vermeldt deze als aangever in de akte van overlijden. Een fysiek bezoek door de aangever kan dan dus achterwege blijven. De ABS is de enige die tekent voor het feit dat er aangifte is gedaan. Wel wordt de fax of scan van de aangever net als nu 18 maanden bewaard als onderliggend stuk bij de akte.
Het is raadzaam om, voorafgaand aan de invoering van deze werkwijze, uitvaartondernemers uit te nodigen om zich te identificeren. Bewaar een kopie van het paspoort en de originele handtekening van de uitvaartondernemer ter verificatie.
Verschijnt de aangever aan het loket, dan wordt zijn identiteit aan het loket vastgesteld door de ambtenaar van de burgerlijke stand. Het kan dan ook gaan om een onbekende aangever, zoals een familielid dat zelf de aangifte verzorgt. Ook deze hoeft de akte niet te ondertekenen. Met zijn handtekening verklaart de ABS dat de identiteit van de aangever door de ABS zelf is vastgesteld.
Omdat de uitvaartondernemers niet meer hoeven te verschijnen, rijst de vraagt hoe om te gaan met de verklaringen van artsen en lijkschouwers en de doodsoorzaakverklaringen voor het CBS.
De uitvaartondernemer kan met zijn aangifte ook een scan meesturen van de dokters- of lijkschouwersverklaring. De verklaringen kunnen tevens worden opgestuurd aan de ABS, alsmede de B-enveloppen voor het CBS.
In de nieuwe modelakte van overlijden die de NVVB heeft uitgegeven is voor de digitale aangifte in de aktetekst opgenomen dat de aangifte digitaal is gedaan. Strikt genomen is dat niet meer nodig omdat geen enkele akte van overlijden straks nog de handtekening van de aangever bevat. In overleg met het Ministerie van Veiligheid en Justitie hebben wij besloten deze vermelding toch te handhaven in het model, omdat op die wijze direct duidelijk is, welke aangiften digitaal werden gedaan. Dit is nuttig als achteraf een onderzoek moet worden ingesteld naar de juistheid van de aangifte.
Tot slot is er helaas nog een onduidelijkheid. In het register van overlijden neemt de ABS ook een akte op als het gaat om een levenloos geboren kind. De akte vermeldt de geboorte én het overlijden. Omdat deze akte wel wordt gezien als akte van geboorte adviseren wij voorlopig om de aangever deze akte wel mede te laten ondertekenen. Mocht later blijken dat deze ondertekening overbodig is dan zullen wij dat direct publiceren via onze Nieuwsbrief en website.
In geval een kind kort na geboorte maar voor de aangifte is overleden worden een geboorteakte en een overlijdensakte opgemaakt. De wettelijke regeling geldt alleen voor overlijdensakten. De geboorteakte zal dus wel door de aangever ondertekend moeten worden. Het is niet van belang of de aangever een ouder is of een bekende uitvaartondernemer. Deze situatie blijft bestaan totdat de wetgever besluit dat ook geboorteakten niet meer getekend hoeven te worden.