Nieuwe manier van werken Bureau Documenten IND inzake legalisatiebeleid
In de nieuwsbrief van 7 augustus 2013 hebben we u geïnformeerd omtrent de nieuwe manier van werken van Bureau Documenten. Wij willen u nogmaals op de nieuwe werkwijze attenderen, aangezien we van de IND het signaal krijgen dat er bij hen nog steeds veel onderzoeken binnenkomen die niet of onvoldoende zijn beargumenteerd.
Sinds 1 april 2013 geldt een aangepast beleid ten aanzien van de legalisatie van buitenlandse brondocumenten. Hoewel dit aangepaste beleid enige tijd geleden is ingevoerd, zullen veel gemeenten pas sinds kort de eerste niet-gelegaliseerde documenten aangeboden krijgen. Het aangepaste beleid benadrukt het belang dat gemeenten zelf de verantwoordelijkheid dragen over acceptatie van brondocumenten en daarom alle brondocumenten nader moeten onderzoeken om zelfstandig tot een goede inhoudelijk beoordeling te komen.
Hieronder wordt uitgelegd wat tactische landeninformatie is en wat je er mee kunt. Daarnaast wordt kort ingegaan op toekomstige ontwikkelingen van het legalisatiebeleid.
Goed onderzoek
Gemeenten onderzoeken alle aangeboden brondocumenten nauwkeurig op vorm en inhoud. Dit is een belangrijk onderdeel van het besluitvormingsproces bij gemeenten. Om gemeenten hier optimaal bij te ondersteunen is DISCS per 1 april 2013 aangevuld met tactische landeninformatie. Deze tactische landeninformatie geeft meer informatie over bijvoorbeeld de vorm van brondocumenten of de omstandigheden waaronder deze worden afgegeven. Daarnaast blijkt uit de tactische landeninformatie welke aanvullende documenten veelal bij brondocumenten beschikbaar zijn om meer zekerheid te krijgen over de inhoud van het brondocument. Het is dan ook van groot belang dat het raadplegen van DISCS een standaardonderdeel is van het werkproces voor het beoordelen van gemeenten. Bovendien is het gebruik van DISCS voor gemeenten gratis. Nog geen account? Meld je dan aan via discs@ind.minvenj.nl
Wanneer er twijfel blijft bestaan over de echtheid van het document kan in enkele gevallen advies worden gevraagd aan Bdoc. Hoewel de verantwoordelijkheid voor het accepteren van de inhoud van een document bij gemeenten blijft, kan het documentonderzoek bij BDoc een ondersteunende rol vervullen in de oordeel- en besluitvorming van gemeenten. Voordat een aanvrager een document voor onderzoek toezendt, is het voor een snelle afhandeling door BDoc van belang dat er voorafgaand enkele vragen worden beantwoord. Deze vragen zijn opgenomen in een vragenlijst
Toekomstige ontwikkelingen
Door het ministerie van Buitenlandse Zaken is besloten dat per 1 april 2013 de documenten uit Afghanistan, Bangladesh, Burundi, Congo, Dominicaanse Republiek en Nigeria niet meer door de Nederlandse ambassades worden gelegaliseerd voor gebruik in Nederland. Vanaf 1 oktober 2013 wordt deze lijst landen verder uitgebreid. Het gaat dan niet alleen meer om landen waar de administratie niet transparant is, maar ook om landen waar geen Nederlandse vertegenwoordiging meer gevestigd is. Nadere informatie over welke landen per 1 oktober 2013 aan de huidige lijst worden toegevoegd, volgt binnenkort.
Naast de tactische informatie die nu al beschikbaar is via DISCS zullen op termijn nog meer hulpmiddelen beschikbaar komen. Deze hulpmiddelen worden momenteel getoetst binnen het programma NBP.