Vacature: Ervaren managementassistente bij bureau NVVB (fulltime / 36 uur)
Update: VACATURE IS VERVULD
Ben jij een organisatietalent met oog voor detail? Kennen mensen jou als een representatieve en warme persoonlijkheid die anderen graag de zorg uit handen neemt? En houd je ervan om in een dynamische, informele werkomgeving samen te werken met betrokken collega’s? Dan ben jij de perfecte aanvulling op ons team!
Wat ga je als onze Managementassistent doen?
Als onze Managementassistent ben je binnen een team van twaalf collega’s verantwoordelijk voor de secretariële, administratieve en facilitaire ondersteuning van ons kantoor in Zoetermeer. Je assisteert bestuur, directie en collega’s en fungeert als ‘algemene vraagbaak’ voor je collega’s op kantoor, onze leden en onze partners. Hiervoor handel je zoveel mogelijk zelfstandig inkomende en uitgaande correspondentie af, zoals e-mail, telefoon en brieven. Met jouw coördinatietalent en oog voor planning en agendabeheer zorg je dat vergaderingen en andere bijeenkomsten goed verlopen. Je bent een kei in het schrijven van notulen tijdens meetings en ook het bijhouden en bewaken van bijvoorbeeld actielijsten, besluitenlijsten en een evenementenkalender is bij jou in goede handen. Dankzij jou is de kantoor- en kantinevoorraad altijd op orde. Ook verzorg je de bestellingen van onder andere lunches en relatiegeschenken en ben je verantwoordelijk voor het sleutelbeheer. Daarnaast houd je je bezig met het aanschrijven en registreren van standhouders en deelnemers op onze (regio)congressen en overige bijeenkomsten en beheer je ons klantenbestand. Met jouw dienstverlenende instelling ben je bovendien een op-en-top gastvrouw/-heer voor onze bezoekers.
Wat verwachten we van onze Managementassistent?
- Je werkt en denkt op mbo+-niveau.
- Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke functie.
- Je hebt aantoonbaar een goede beheersing van MS Office (Word/Excel/Outlook) en bent bekend met het werken met CRM-systemen. Ervaring met ons CRM-systeem Afas Profit is een pre.
- Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden en kunt je zowel mondeling als schriftelijk uitstekend uitdrukken. Beheersing van de Engelse taal is een pre.
- Als omgevingssensitief persoon ben je snel van begrip, betrokken en empathisch en ga je discreet om met vertrouwelijke gegevens.
- Regelen en plannen vormen je tweede natuur: je werkt proactief, accuraat, zelfstandig, georganiseerd en gestructureerd en je kunt goed omgaan met druk en deadlines.
- Daarbij heb je een flexibele werkhouding en ben je goed in staat hoofd- en bijzaken te scheiden en kan je snel schakelen tussen verschillende taken.
- Je bent in staat om te werken in een bestuurlijke (semi-overheids) omgeving.
Wat heeft de NVVB jou te bieden?
- Een fulltime dienstverband (36 uur, in beginsel in de vorm van een 40-urige werkweek met opbouw van atv-dagen).
- Een salaris in schaal 8 (maximaal € 3.329,-).
- Een eindejaarsuitkering ter hoogte van één maandsalaris.
- 8% vakantiegeld.
- De beschikking over een mobiele telefoon en een laptop.
Solliciteer nu!
Ben jij dat dienstverlenende organisatietalent met relevante ervaring en lijkt het je leuk om ons team in Zoetermeer te komen versterken? Mail je cv met motivatie dan naar raymondvanmourik@nvvb.nl
Meer over de NVVB
De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) wordt gezien als dé ketenpartner op het gebied van persoonsinformatiemanagement, identiteitsmanagement en verkiezingen. De NVVB geeft advies aan leden (o.a. alle gemeenten), ministeries en uitvoeringsorganisaties over actuele beleidsontwikkelingen op de verschillende verenigingsthema’s en ontwikkelt handreikingen om de dienstverlening aan burgers zo goed mogelijk te laten verlopen. Zij brengt kennis van leden en netwerkpartners bij elkaar en probeert daarmee optimale oplossingen te vinden voor complexe vraagstukken. De NVVB betrekt haar leden, waaronder alle gemeenten, actief bij haar werkzaamheden als belangenbehartiger, verbinder en ‘ontzorger’. Zij doet dit onder meer door het organiseren en faciliteren van netwerken, themabijeenkomsten en congressen. Om al deze activiteiten in goede banen te leiden, zoeken wij ter versterking van ons team een ervaren en betrokken managementassistent(e).