Verhouding tussen categorie 12 in de BRP en het Basisregister Reisdocumenten
Categorie 12 in de BRP en het Basisregister Reisdocumenten (BR) lopen één op één naast elkaar, totdat cat. 12 volledig is uitgefaseerd. Voor reisdocumentgegevens van eigen inwoners zijn in theorie het BR en cat. 12 even betrouwbaar; wat in cat. 12 staat, staat ook in het BR en andersom. Een inname wordt bijvoorbeeld doorgegeven vanuit de BRP aan het BR of via bijbehorende procedures in beide registers verwerkt.
Het doel van het BR is om álle reisdocumenten te registreren van álle uitgevende instanties
Dat betekent bijvoorbeeld dat reisdocumenten verstrekt, ingehouden of vervallen verklaard door grensgemeenten, Buitenlandse zaken, KMar en Caribische instanties direct in het BR worden geregistreerd en zichtbaar zijn, terwijl deze niet (altijd of tijdig) in de BRP (kunnen) worden verwerkt. Door aansluitingen op het BR neemt de kwaliteit van cat. 12 niet af, maar stijgt het aantal documenten van niet-ingezetenen dat logischerwijs WEL in het BR voorkomt en NIET (of niet met een actuele status) in de BRP geregistreerd staat.
Beide registers blijven ‘synchroon’ door verschillende manieren
- Bij (her)inschrijving actualiseert de gemeente categorie 12 in de BRP, op basis van gearchiveerde C3 formulieren bij RNI en RAAS-uitdraaien van andere autoriteiten van afgifte en steeds vaker op basis van gegevens uit het BR;
- Nieuwe reisdocumenten en statuswijzigingen (zoals inname, vermissing of vervallen) die geregistreerd worden in de BRP worden doorgegeven en geregistreerd in het BR;
- Statuswijzigingen die worden vastgesteld door andere afgevende instanties worden direct gemeld aan het BR;
- Inname, vermissing of vervallen verklaring door een ambassade bij een in NL ingeschreven persoon worden tot de uitfasering van cat. 12 nog steeds via een C3 formulier doorgegeven voor verwerking in de BRP;
De verschillen tussen de BRP en BR hebben meerdere oorzaken
RvIG monitort verschillen en communiceert hierover met gemeenten. Verschillen worden veelal zichtbaar doordat er meer gebruikers aansluiten op het BR. Verschillen kunnen ontstaan door uitval of vertraging in berichtenverkeer, typfouten of het niet (tijdig) verwerken van formulieren zoals een C3.