Shift2
Van migratie tot samenwerking: zo pakte gemeente Heerenveen de overstap naar vrijBRP aan
Een nieuw BRP-systeem implementeren: voor veel gemeenten een spannend traject.
Niet alleen vanwege de techniek, maar vooral vanwege de impact op het team en
inwoners. In deze aflevering van de Shift2-podcast vertelt Ria Soet, teamleider
burgerzaken en publieksvoorlichting bij gemeente Heerenveen, openhartig over hun
overstap naar vrijBRP.
Van lokale installatie naar de cloud
Heerenveen wilde de stap maken naar een cloudoplossing. Toen de vorige leverancier
stopte met hun applicatie, werd een aanbesteding onvermijdelijk. VrijBRP kwam als
beste uit de bus dankzij het heldere implementatieplan, de gebruiksvriendelijke
applicatie én het persoonlijke contact. "We hadden direct vertrouwen in de mensen
achter vrijBRP", vertelt Ria. "Sommige mensen kende ik zelfs nog uit de GBA-tijd."
Het geheim? Een betrokken team
De implementatie werd bewust geen managementfeestje. “We hebben het samen
gedaan,” zegt Ria. Het team werd opgedeeld in werkgroepen rond thema’s als
processen, huwelijken of adresonderzoek. Zo kreeg iedereen een rol. Er werd intensief
kennis gedeeld, iets waar gemeente Heerenveen al jaren op inzet. “We hadden net op
tijd een vakvolwassen team opgebouwd, met veel kennis in huis. Daar profiteren we nu
van.”
Samen vieren, samen groeien
Nog vóór de implementatie werd bekend wie de leverancier werd, en dat werd gevierd.
Ook de livegang in september werd kort gevierd. "Om 10:00 uur gingen we open, er was
een kort woordje en gebak. Voor inwoners was het business as usual. Ze merkten niks
van de overstap."
Van hands-on samenwerking tot korte lijntjes
De nauwe samenwerking tussen Heerenveen en Shift2 (implementatiepartner van
vrijBRP) maakte een groot verschil. Consultant Thomas was bijna continu aanwezig, en
de lijnen waren kort: “Er was geen ‘wij en zij’. We deden het écht samen.” Ook de
functioneel beheerder (nieuw in het vakgebied) werd goed meegenomen en groeide snel
in zijn rol.
Lessen en tips voor andere gemeenten
De overstap ging niet zonder hobbels. Zo bleek achteraf dat het doortesten van de hele
keten (inclusief berichtenstromen) nog beter kon. “Dat geef ik graag mee aan andere
gemeenten: test de volledige keten, van BRP tot sociaal domein.” Verder benadrukt Ria
het belang van teamontwikkeling: “Investeer in vakvolwassenheid. De kennis en
betrokkenheid van je team maakt het verschil.”
Resultaten: meer efficiëntie, minder handwerk
De grootste winst zit voor Heerenveen in de nieuwe e-formulieren. Waar vroeger veel
met zelfgebouwde, handmatige oplossingen werd gewerkt, zorgt vrijBRP nu voor
professionele en afgestemde e-diensten. Vooral het huwelijksproces is een stuk
efficiënter geworden: minder handmatig werk, betere gegevensinvoer, en dus sneller
schakelen. "En ja, sommige dingen kosten meer kliks, maar andere processen lopen
weer veel soepeler."
Cultuur als fundament voor succes
Wat opvalt in dit klantverhaal is de cultuur binnen het team. Heerenveen werkt zonder
harde scheiding tussen front- en backoffice: “Wij zijn één team.” Een aanspreekcultuur,
gecombineerd met onderlinge betrokkenheid, bleek essentieel voor de soepele
overstap. “Het mag best knallen, als je maar samen de deur uit loopt.”
Benieuwd wat vrijBRP voor jouw gemeente kan betekenen? Kijk op www.vrijbrp.nl of
neem contact op via info@vrijbrp.nl.
Consultants Pouyan en Thomas van vrijBPR/ Shift2 samen met Ria Soet (teamleider burgerzaken en publieksvoorlichting bij gemeente Heerenveen) tijdens de Shift2 Podcast.