Einde tijdperk natte handtekening bij aangiften BRP nabij
De mogelijkheden van digitaal aangifte doen bij de gemeente worden steeds breder en beter. Die tendens is niet meer te stoppen. Om de identiteit van de aangever goed in beeld te hebben, wordt gewerkt met DigID of bij bijvoorbeeld aangifte van overlijden met e-Herkenning. Bij de digitale aangifte van overlijden is het niet meer nodig dat op de overlijdensakte een handtekening komt te staan van de aangever. Dat gaat straks ook gelden voor de digitale geboorteaangifte. De handtekening die we nog best vaak zetten raakt langzaam maar zeker in onbruik. Voor de aangiften aan de gemeentebalie in het kader van de basisregistratie personen (BRP) is de natte handtekening eigenlijk niet nodig.
Hoe erg is dat?
Niet erg, want de handtekening zegt maar heel weinig en bewijst eigenlijk niet veel. Alleen als een handtekening kan worden vergeleken met een deponeerde handtekening in een register, kan het wellicht nog iets van waarde hebben.
Kunnen we echt zonder?
Ja, in een aantal dienstverleningssituaties kunnen we prima zonder natte handtekening. Met name aan de balie waar een baliemedewerker van Burgerzaken een aangifte opneemt voor wijziging van gegevens in de BRP. De baliemedewerker moet wel weten wie hij voor zich heeft en kan dan vervolgens samen met de burger het aangifteproces in.
Iemand die aangifte komt doen van zijn adreswijziging kan door de baliemedewerker worden geholpen met gebruikmaking van hetzelfde digitale proces als bij de internet-aangifte. Eén verschil: de burger maakt zich aan de balie niet kenbaar via DigID maar identificeert zich bijvoorbeeld via zijn paspoort of rijbewijs. De baliemedewerker verifieert de identiteit van de aangever en kan vervolgens samen met hem het elektronische formulier voor de aangifte invullen. De aangever kijkt mee en geeft aan dat alles goed is ingevuld. De baliemedewerker zet de aangegeven wijziging door naar de BRP. Hij kan eventueel de aangever een bevestiging van de aangifte meegeven of dit elektronisch versturen naar het door de aangever opgegeven e-mailadres. De natte handtekening blijft in dit proces volledig achterwege. Er hoeft geen aparte baliemodule voor het aannemen en verwerken van papieren aangiften te zijn, want zoals gezegd: het is dezelfde module als voor de internetaangifte, maar dan zonder het DigID-stukje ervoor èn papierloos!
En hoe archiveren we dit dan?
Van deze digitale aanvraag wordt een pdf/A gemaakt zodat de aanvraag raadpleegbaar is en blijft in een zaak- of archiefsysteem. Dit is een authentiek en betrouwbaar document dat kan worden gebruikt als brondocument voor de zelfevaluatie en voldoet aan de normen die de Archiefwet stelt. De gemeente Nijmegen kon deze conclusie trekken na een e-mailcorrespondentie met de beleidsafdeling van het ministere van BZK die over de Wet BRP gaat. Vanuit het ministerie werd bevestigd dat de natte handtekening niet nodig is voor aangiften die aan de balie van het gemeentehuis worden gedaan. Zo kunnen de volgende balieprocessen worden ingericht zonder dat de aangever of verzoeker een handtekening plaatst.
- Aangifte van verblijf en adres (vestiging en hervestiging; art 2.38 Wet BRP)
- Aangifte adreswijziging (art 2.39 Wet BRP)
- Verzoek wijziging naamgebruik (art 2.56 Wet BRP)
- Verzoek verwijdering historische gegevens (2.57)
- Correctieverzoek (2.58)
- Verzoek tot verstrekkingsbeperking (3.21)
- Verzoek om protocolleringsgegevens (3.22)
Bij het achterwege laten van de handtekening is het wel van belang dat achteraf geen twijfel mag bestaan of de behandelend ambtenaar de identiteit deugdelijk heeft vastgesteld, zoals ook door de Wet BRP wordt voorgeschreven, en dat de aangever volledig heeft meegekeken naar welke nieuwe gegevens hij bij zijn aangifte heeft vermeld.