Nvvb Nvvb

Vertalingen en legalisatie

Op 19 februari 2019 is de Europese verordening openbare documenten (1) (ook wel bekend als Europese legalisatieverordening) in werking getreden. Deze verordening regelt dat een groot aantal die worden afgegeven in de lidstaten van de Europese Unie, voortaan vrijgesteld zijn van legalisatie.

Het is echter niet helemaal duidelijk of beëdigde vertalingen, die betrekking hebben op een document dat vrijgesteld is van legalisatie, zélf ook vrijgesteld zijn van legalisatie. De website van de EU is op dit punt niet duidelijk. Er staat vermeld dat vertalingen die in een lidstaat zijn gedaan door beëdigde vertalers moeten worden geaccepteerd. Burgers lezen dit echter als: “moeten worden geaccepteerd zonder legalisatie”.

Deze onduidelijkheid is voorgelegd aan ‘Brussel’ en daarop is reactie gekomen dat er twee interpretaties van de Verordening mogelijk zijn. Allereerst de letterlijke interpretatie en die is dat volgens artikel 4 van de verordening het legalisatie- en apostillevereiste alléén afgeschaft wordt voor ‘openbare documenten en hun gecertificeerde kopieën’.

De vrije interpretatie van de Verordening is meer in lijn met een van de basisgedachten achter de Verordening, nl. het bevorderen van het vrije verkeer van personen.

Deze vrije interpretatie leidt tot de conclusie dat de EU-wetgever niet van plan was het legalisatie – of apostillevereiste voor beëdigde vertalingen uit een andere lidstaat te handhaven omdat een dergelijke vertaling eigenlijk– zoals ‘Brussel’ zo mooi zegt – een accessoire is voor het bijbehorende openbare document waarvoor nu juist het legalisatie- of het apostillevereiste is afgeschaft. Op basis van deze vrije interpretatie kan de conclusie dus zijn dat er geen legalisatie- of apostillevereiste geldt voor beëdigde vertaling van een openbaar document.

Deze interpretatie is echter nog niet besproken of goedgekeurd in de Commissie openbare documenten; dit betekent dat elke lidstaat zelf mag beoordelen of een vertaling bij een vrijgesteld document moet worden voorzien van een apostille.

Dit vraagstuk wordt tijdens de eerstvolgende vergadering van het comité (die in het 1^e halfjaar van 2020 zal plaatsvinden) besproken, in de hoop dat alle lidstaten overeenkomen dezelfde aanpak toe te passen.

Op dit moment is het toegestaan om te vragen om een apostille op de vertaling van een document, ook als dat document zelf niet hoeft te worden geapostilleerd. Gemeenten zijn daartoe echter niet verplicht. U kunt besluiten om een vertaling niet te laten legaliseren. De NVVB adviseert om die legalisatie niet langer te vragen, wanneer u niet twijfelt aan de authenticiteit van de vertaling.

Anders dan bij het vertaalde brondocument kan naar de vertaling geen navraag worden gedaan via IMI. Bij twijfel aan de echtheid kan dus wel steeds om een apostille op de vertaling gevraagd worden. Wanneer er twijfel bestaat of de vertaler bevoegd is, kan dit opgezocht worden in het e-Justice portaal; de meeste lidstaten (2) hebben daar een overzicht gepubliceerd van de in die lidstaat bevoegde vertalers.

Den Haag, december 2019

Centrale Autoriteit / Rob van der Velde