Advies inzake de afhandeling van aangiften van overlijden in het buitenland
Aanleiding
Er worden relatief veel verzoeken gedaan om medewerking van de ambtenaar van de burgerlijke stand (ABS) in Nederland door begrafenisondernemers die de afhandeling verzorgen van personen die in het buitenland zijn overleden, maar hier woonachtig zijn, althans waarvoor de transport van het stoffelijk overschot naar Nederland is gewenst. Deze begrafenisondernemers verzorgen in het algemeen ook de aangifte van overlijden in het buitenland. Daarnaast nemen zij ook de zorg voor de voor het transport benodigde documenten op zich. Deze beroepsgroep heeft alvorens de formele afhandeling in het buitenland te kunnen inleiden, daarvoor documenten nodig. Het betreft dan voornamelijk documenten die worden afgegeven door de ABS in Nederland. Belangrijke documenten zijn: het meertalige uittreksel van de geboorteakte van de overledene en in voorkomende gevallen, een meertalig uittreksel van de huwelijksakte en/of een afschrift van een akte van partnerschapsregistratie.
Ten aanzien van de afgifte van deze documenten stuit de ondernemer regelmatig op onduidelijkheid of onwetendheid, ergo de weigering van de ABS om deze documenten aan de ondernemer te verstrekken. Argumenten die daarvoor worden aangevoerd hebben betrekking op de privacybescherming of het eventueel daarmee verband houdende gerechtvaardigd belang dat de begrafenisondernemer moet hebben voor de verkrijging van de stukken. Dit kan leiden tot ongewenste en onnodige complicaties die veel tijd en geld kosten. Dit klemt te meer daar het hier om gevoelsmatig vaak zeer droevige zaken gaat en voorts omdat in verband met de lijkbezorging ook geen onnodige vertraging is gewenst. Bovendien bestaat er een spanningsveld in evenredigheid van belang tussen het administratief beschermen van de privacy enerzijds en anderzijds het belang dat in casu wordt gediend. Zo is het voor de Nederlandse administratie van groot belang dat uit het buitenland een deugdelijk document (i.c. een afschrift of uittreksel van de overlijdensakte) wordt verkregen. In de praktijk van de afgelopen vijfentwintig jaar is het niet bekend dat in verband met het verzoek om akten van de burgerlijke stand ten behoeve van de aangifte in het buitenland van overlijden, is gemalverseerd.
Aanpak
De beroepsgroep van begrafenisondernemers heeft de problematiek voorgelegd aan NVVB. De NVVB is van mening dat het inderdaad een bijzondere situatie betreft waarvoor adequate oplossingen zijn aan te dragen. Voorts moet het mogelijk zijn om de gang voor een goed verlopende en eerbiedwaardige procedure voor de bezorging te regelen. De NVVB is er zich van bewust dat de ABS als zelfstandig bestuursorgaan ook onafhankelijk oordeelt. De NVVB is van oordeel dat een procedureadvies hoe de ABS met de materie veilig en adequaat kan worden omgegaan, enorm zal bijdragen tot een vlotte en eerbiedwaardige administratieve afhandeling van het overlijden. Daarom biedt de NVVB hierbij een praktische uitvoeringsprocedure aan waarvan de ABS in voorkomende gevallen kan uitgaan.
Uitvoeringsprocedure
Wanneer er een begrafenisondernemer een verzoek doet om meertalige uittreksels ten behoeve van de aangifte van overlijden in het buitenland en in het verlengde daarvan het transport van het stoffelijk overschot naar Nederland, dan zijn de volgende stappen in aanmerking te nemen:
- Verzoeker zal een duidelijk en consistent verhaal moeten hebben waarom hij de documenten verzoekt.
- Verzoeker zal zich moeten legitimeren met een geldig identiteitsdocument. Verzoeker zal ook moeten aantonen dat hij/zij als vertegenwoordiger voor de desbetreffende onderneming optreedt. Dit kan een machtiging zijn van de erfgenamen of de stukken die de onderneming heeft gekregen in opdracht van de erfgenamen/opdrachtgevers voor de afhandeling van het overlijden.
- Verzoeker zal de persoonsgegevens van de overledene, zoals naam, geboortedatum en geboorteplaats moeten aangeven. Ten aanzien van verzoeken om andere documenten zoals een meertalig uittreksel van een huwelijksakte of een afschrift van een akte van partnerschapsregistratie zal verzoeker ook moeten aangeven met wie de overledene was gehuwd of met wie een geregistreerd partnerschap was aangegaan. Daarbij is het van belang dat verzoeker aangeeft op welke datum het huwelijk is gesloten of het partnerschap is geregistreerd.
- In verband met snelheid en de voorkoming van onnodige reizen, zal het verzoek schriftelijk (via fax of internet) kunnen plaatsvinden.
- Zekerheid over de aanvrager, overledene en zijn ev. nabestaanden kan door de ABS via GBA-V worden verkregen.
- Wanneer bovenstaande procedures tot een positief resultaat leiden kunnen de akten worden verstrekt, omdat daarmee is aangetoond dat verzoeker een gerechtvaardigd belang heeft bij de verkrijging.
- Verzoeker zal in verband met de legeswet / legesbesluit en de legesverordening de daarvoor bepaalde leges moeten voldoen.
- Verstrekking kan direct na vaststelling van de juistheid van de aanvraag geschieden. Voor de inning van de leges gelden in het algemeen de regels van de desbetreffende gemeente.
Nota bene:
Afschriften c.q. meertalige uittreksels van huwelijken gesloten voor 1 januari 1995 kunnen te allen tijde worden verstrekt zonder dat moet worden aangetoond dat betrokkene een gerechtvaardigd belang heeft. Slechts de opgave van naam en huwelijksdatum is voldoende.