Uitwijk bij uitval van gemeentehuis en ambtenaren
25 maart 2020
Ons bereikte vragen over wat te doen als een gemeente met hun dienstverlening moet uitwijken naar een andere gemeente. Dit kan het geval zijn wanneer het gemeentehuis niet meer open mag blijven. Ook kan de dienstverlening belemmerd worden door uitval van baliemedewerkers waardoor de gemeente naburige gemeenten om hulp vraagt.
Voor de hoogstnoodzakelijke loketbezoeken kunnen burgers verwezen worden naar die naburige gemeente. Maar hoe organiseer je dat de gemeentelijke systemen, onmisbaar bij de dienstverlening, beschikbaar blijven?
Elke gemeente moet een uitwijkplan voor de BRP hebben klaarliggen. Dit plan is echter niet specifiek geschreven voor de situatie die deze coronacrisis met zich meebrengt. Maar onderdelen uit dat plan zullen zeker toepasbaar zijn in het geval zoals hierboven beschreven. Het is mogelijk dat aanvullend de volgende zaken geregeld moeten worden:
- zorgen dat mogelijke fysieke uitwijk geregeld is.
- afspraken maken met buurgemeente over ondersteuning etc.
- afspraken maken over welke medewerkers burgerzaken kunnen ondersteunen, zowel binnen de gemeente als van buurgemeenten.
- indien er voor bepaalde taken persoonlijke pasjes nodig zijn deze nu al worden aangevraagd en ontvangen voor deze medewerkers.
De gemeenten moeten ervoor zorgen dat er uitsluitend toegang is tot de eigen BRP.
Welk burgerzakensysteem?
Het wordt al iets eenvoudiger wanneer de naburige gemeente met hetzelfde burgerzakensysteem werkt. De medewerkers zijn immers gewend aan hoe de processen daarin zijn ingericht en kennen de schermindeling.
Technische verbinding
De medewerkers moeten natuurlijk wel kunnen inloggen in het systeem van de andere gemeente.
Op de eerste plaats moeten zij daarvoor geautoriseerd zijn (bijvoorbeeld door aanwijzing als onbezoldigd ambtenaar en een ingeregeld mandaat) en over persoonlijke inlogcodes beschikken. Op de tweede plaats kunnen zich twee situaties voordoen. De gemeente die met uitval te maken heeft, werkt volledig in de cloud. Het maakt dan niet veel uit waar er wordt ingelogd. Natuurlijk moeten er goede afspraken worden gemaakt omdat dit soms een afwijking betekent van wat contractueel is vastgelegd.
Als het een gemeente betreft die het systeem heeft draaien op lokale servers in de gemeente, dan zal er een beveiligde verbinding tot stand gebracht moeten worden.
Vergelijkbaar met telewerken
In feite kan de situatie vergeleken worden met telewerken. Dit kan al voor veel medewerkers, maar meestal was dat beperkt tot het kunnen raadplegen van de BRP. Over het werken op afstand met de BRP heeft het Ministerie van Binnenlandse Zaken in 2018 aanbevelingen gedaan. Deze lees je hier.
Printen van akten
De vitale processen zoals aangifte van geboorte of overlijden, vragen om output op papier. Hierbij doelen wij natuurlijk op de akten. Het printen van een akte die aangemaakt is in een ander systeem dat op afstand wordt gebruikt, is wellicht een uitdaging. De normale printroutes kunnen natuurlijk niet worden gebruikt. Er zal daarom een workaround moeten worden gemaakt.
Rol leveranciers
Mocht het zover komen dat er uitgeweken moet worden naar een andere locatie, mogelijk buiten de eigen gemeente, staan de betrokken leveranciers van burgerzakensystemen klaar om de helpende hand te bieden voor de technische realisatie, daar waar het om hun applicatie gaat.
Deze tekst is tot stand gekomen in samenspraak met RvIG, Centric, PinkRoccade en Procura.