Voorbeelden van maatregelen vanuit diverse gemeenten
15 december 2020
Welke maatregelen nemen gemeenten tijdens deze corona-crisis om de dienstverlening van Burgerzaken aan te passen en hoe wordt omgegaan met de cruciale processen?
Hieronder een aantal voorbeelden uit gemeenten die ons ter ore kwamen. Uiteraard zijn de maatregelen in principe tijdelijk. De NVVB deelt deze good-practices ter inspiratie, niet als richtlijnen, en hoopt zo een helpende hand te kunnen bieden.
Dienstverlening
Wij hebben vanuit de gemeente Rotterdam een door de Rotterdamse collega's ontwikkelde roadmap ontvangen die gebruikt wordt om de mate van dienstverlening te duiden in coronatijd. Bekijk de roadmap hier .
Bezetting
- De bezetting wordt verkleind. Medewerkers werken thuis als dat kan.
- Medewerkers die niet thuis werken, moeten zich gezond voelen.
- Het werken in shifts / in twee- of drie ploegendiensten.
- Medewerkers met verminderde weerstand thuis laten werken.
Loketbezoeken
- Voor zover niet al volledig was ingevoerd, alle loketbezoeken volgens afspraak. Geen vrije inloop meer. Een nood-loket overwegen voor urgente gevallen.
- Alleen de dringend noodzakelijke bezoeken door laten gaan.
- Uitstel van het bezoek indien mogelijk.
- Bezoekersaantallen monitoren.
- Burgers aangeven vooral niet te komen bij klachten als verkoudheid, hoesten, al dan niet in combinatie met koorts (via alle beschikbare kanalen kenbaar maken)
- Beperking van de openingstijden van de balie
- Geen avondopenstelling
- Sub-locaties sluiten.
- Via de website van de gemeente burgers verzoeken hun bezoek aan de gemeente uit te stellen.
- Waar mogelijk loketcontacten vervangen door telefonische contacten.
Hygiënemaatregelen
- Iedere medewerker en loketbezoeker ontsmet de handen bij binnenkomst.
- Afstandslijnen op de grond bij de loketten.
- Extra oppassen bij bezoekers uit risicolanden die voor inschrijving komen.
- Klanten die ziekteverschijnselen tonen worden geweerd.
- Voorbeelden aanwijzingen voor medewerkers:
- Schud geen handen en blijf op gepaste afstand.
- Laat de bezoeker bij voorkeur betalen met pin of mobiele telefoon. Vermijd handcontact.
- Kan de bezoeker alleen met contant geld betalen: laat dit dan op de balie leggen. Pak het geld met handschoenen op.
- Pak brondocumenten ook met handschoenen op.
- Laat de bezoeker met een eigen pen documenten ondertekenen
Alternatieve dienstverlening in plaats van loketbezoek
- Digitaal waar dat kan.
- Telefonisch waar dat kan.
Geboorteaangifte
- GGD direct en rechtstreeks informeren over geboorteaangifte zodat de hielprik tijdig kan worden gedaan.
- Geboorteaangifteloket in het ziekenhuis stopzetten.
- Indien de aangever zelf besmet is of absoluut niet wil komen, dan aansturen dat een andere persoon, die volgens de wet ook daartoe bevoegd is, de aangifte doet.
Huwelijken
- Met de BABS-en in overleg treden en beperkende maatregelen bespreken.
- BABS-en met verminderde weerstand niet inzetten.
- Met alle bruidsparen in contact treden en overleggen over o.a. mogelijkheid tot uitstel, dan wel beperking van het aantal aanwezigen, bijvoorbeeld maximaal 6 personen bij een ‘administratief huwelijk. Bij een regulier huwelijk een maximaal aantal aanwezigen bepalen, bijvoorbeeld 10. Aanwezigen houden onderling minimaal 1,5 meter afstand.
- Bepaalde huwelijkslocaties sluiten.
- Spoedhuwelijken eventueel via trouwen met de handschoen (notaris bij nodig)
Overlijdensaangifte
- Geen beperkingen.
Reisdocumenten en Rijbewijzen
- Geen prioriteit aan deze processen, afgezien van zeer urgente gevallen.
- Aparte locatie voor uitreiking inrichten.
BRP ingezetenen
- Aangiften voor inschrijving eerste vestiging en hervestiging indien mogelijk uitstellen en vervolgens inschrijven met terugwerkende kracht.
Inschrijving RNI
- Inschrijvingen individueel of in kleine groepen (bijvoorbeeld maximaal 8 personen).
- Overleggen met uitzendbureaus.
Adresonderzoek/huisbezoek
- Geen huisbezoeken
Aangifte verhuizing
- Alleen mogelijk via het digitale kanaal
Uittreksels
- Alleen mogelijk via het digitale kanaal
Verzoek Nederlandse nationaliteit (optie/naturalisatie)
- Uitstellen waar mogelijk.